「每次同事都抱怨請款要好幾個禮拜，流程又繁瑣，但他們又經常漏掉單據，真是讓人頭疼！」前幾天，我和一位朋友聊到他們公司的代墊費用撥款問題時，他忍不住抱怨起來。其實，這樣的情況在許多公司都很常見，看似簡單的費用撥款流程，卻經常讓員工和財務部門陷入無止境的麻煩中。 從提交申請到最終的審核撥款，這個過程往往充滿了各種潛在的問題，導致流程延誤、資料錯誤和溝通不順暢。那麼，有沒有一種更高效、更透明的方式來處理這些問題呢？答案就是BPM系統。 今天，我們就來聊聊如何利用BPM來解決這些公司日常中的痛點。 1. 常見的費用代墊撥款問題 在我與不少公司的討論過程中，大家普遍反映出以下幾個常見問題： 單據不齊全：員工在提交撥款申請時，經常會遺漏發票或沒打統編等各種問題，導致申請被退回，浪費了大量時間。 申請流程繁瑣：傳統的手動流程要求員工填寫紙本或電子表單，然後經過多層簽核，費時費力，且每個環節都因為相關主管不在公司導致出現延誤。 審核不及時：經常發生審核主管或人員忙碌或未及時處理申請，導致撥款流程卡住，影響員工代墊費用的及時撥付。 缺乏透明度：員工往往無法隨時查詢申請的進度，不清楚撥款現在的進展，增加了溝通成本。 這些問題不僅讓員工感到不便，還增加了財務部門的管理負擔，使得企業的運營效率大大降低。 2. BPM如何解決費用代墊撥款流程問題？ 「那這些流程能自動化嗎？」這是很多老闆在聽完後最想問的問題。答案是肯定的，BPM正是為了解決這些問題設計的，他能夠有效解決企業在費用代墊撥款流程中遇到的各種問題，並實現流程的透明化與自動化。以下是 BPM 在解決這些問題上的優勢： 自動化表單與單據管理：BPM可以讓員工在提交申請時可以直接上傳電子發票或憑證，確保單據齊全，減少因資料遺漏而被退回的情況。 簽核流程自動化：曾經的一間客戶在導入BPM之前，手動簽核流程讓他們的撥款處理時間冗長且繁瑣，還常常有單據丟失問題。導入BPM後，系統根據公司設置的規則自動分配簽核流程，縮短了整體的時間，還能根據金額大小靈活調整簽核層級。 即時提醒與通知：當簽核人員未在規定時間內處理申請時，BPM系統會自動發送提醒，確保每一個節點都能及時執行。 流程透明性：無論是員工還是管理層，都能通過 BPM 系統查詢每個撥款流程的進度，清楚了解目前處於哪個環節，由誰負責處理，提升溝通效率。 數據整合與一致性：BPM系統能夠與企業的財務系統、ERP系統等進行無縫對接，確保撥款資料與財務數據的同步和一致，減少財務人員核對的工作量，降低數據錯誤的風險。 3. 提升管理效率與降低風險的優勢 「導入 BPM 之後，報銷流程變得輕鬆多了。」這是很多導入 BPM 系統後的企業主的真實反饋。透過 BPM 系統，費用代墊撥款流程不僅變得更簡單，還能實現以下幾個重要優勢： 流程優化與節省時間：自動化流程的設計大幅縮短了申請和撥款的時間，提升了員工的滿意度，也減少了財務部門的工作壓力。無論是小額的快速撥款，還是較大金額的分層審核，BPM系統都能根據企業的需求進行自行調整。 降低人為錯誤與風險：通過自動化流程和系統整合，BPM有效減少了手動操作導致的錯誤，同時確保所有流程都有清晰的數據記錄。 數據分析與優化：BPM系統不僅能處理日常流程，還能收集數據，幫助企業分析流程效率。企業可以通過數據了解各流程的執行情況，進一步進行流程優化，提升整體效率。 4.為企業帶來長期價值 除了解決費用代墊撥款的日常問題，BPM 系統的長期價值還體現在它對於企業流程的優化。隨著企業的成長，BPM 系統能夠靈活擴展，並適應不同規模的企業需求。這不僅僅是一個費用撥款工具，更是能夠優化企業整體流程管理的強大平台。 結論：BPM 系統為費用代墊撥款流程提供的解決方案 總結來說，費用代墊撥款流程常見的問題都可以通過BPM的導入得到有效解決。自動化的表單與簽核流程、即時通知與數據整合，不僅能縮短流程時間、減少錯誤，還能提升整體流程的透明度與可追蹤性。對於那些希望改善內部流程管理、提升效率的公司來說，BPM是一個理想的解決方案。 想了解更多Lumi ERP、BPM，歡迎加入雲端秘書官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊 相關文章 ERP和BPM有什麼不同？公司企業管理的神隊友 公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段 流程不完善？別急著導入ERP系統！

不久前跟一位老客戶聊天時，他告訴我：「我們公司剛導入了一套 ERP，結果發現好像沒什麼用，流程還是很混亂，很多東西最後還是手動處理，搞得大家怨聲載道。」這個場景對我來說並不陌生，很多企業急於追趕數位轉型的步伐，在流程不夠完善的情況下就導入 ERP，結果往往事與願違。 我對他說：「流程還沒弄好，當然用不起來啊！就像你要蓋房子，地基還沒打好，怎麼能期待房子穩固呢？」，很多公司其實缺乏的是清晰的流程和權責分配，而ERP主要是自動化和整合現有的流程，如果流程一開始就亂七八糟的，ERP不可能幫你理順一切。所以當企業面臨流程不完善的問題時，應該先建立BPM（企業流程管理系統），為未來的ERP導入奠定堅實基礎，關於ERP及BPM差別在哪，請參考《ERP和BPM有什麼不同？公司企業管理的神隊友》此篇文章。 為什麼流程不完善會導致ERP實施失敗？ 每次我遇到這類問題，我都會先問：「你們的簽核流程清楚嗎？部門權責分配是否明確？」這通常是問題的核心所在。ERP系統的成功依賴於標準化且清晰的流程，因為它主要負責企業內部各種資源的整合與自動化。如果這時候公司流程不完善或權責不明，ERP系統很難幫助企業達到管理目標，甚至可能使問題更加嚴重。常見的情況包括： 簽核流程混亂：看過太多公司在實施ERP後，員工各種抱怨簽核環節卡住，因為內部沒有固定的簽核流程，ERP卻又只能按照設定去跑，但如果流程不清晰，結果就是該簽的人沒簽，該做的事沒做，整個流程就被卡住了。 部門權責分配不清：公司的組織架構和流程需要根據ERP進行有限度的調整，如果企業內部的權責分配不明確，可能在系統運行不同模組時遇到障礙，例如也有客戶說：「我們的採購和驗收老是互相推責任，弄得 ERP也無法正常運行。」這就是典型的權責不明問題。。 這樣的問題並不罕見，而BPM正是解決這些流程問題的最佳工具，幫助企業在導入ERP前先進行流程優化。 BPM的定位：流程管理的基石 「你們公司有沒有考慮先做流程管理？」這是我常問的問題，當流程出現問題時，導入BPM系統是解決這些問題的最佳選擇。BPM系統是專門為優化業務流程而設計的工具。它能夠幫助企業建立標準化的流程，或是依照公司的要求靈活地調動流程，並將不同部門的資訊連接在一起，確保流程順利運行。相較於ERP，BPM更加的靈活，可以應對隨時變化的業務需求和流程調整。BPM的具體作用包括： 權責明確：BPM可以讓公司定義每個部門的工作流程及權責範圍，確保每個任務都由指定人員負責，避免因權責不明導致的工作延誤或錯誤，也可以設定通知相關主管。還記得開頭那位老客戶的例子嗎？如果他們先使用 BPM來梳理部門的權責，這些問題根本不會發生。 簽核流程自動化：BPM可以將繁瑣的手工簽核流程自動化，根據公司需求自定義不同單據的簽核流程，確保規定的每個環節都按時及規定完成。 通過先導入BPM，公司可以有效先解決流程的問題，建立標準化的流程，為接下來的ERP導入奠定良好的基礎。 BPM如何幫助企業優化流程？ 在公司中，BPM扮演著流程設計的角色，幫助企業梳理現有流程，找出瓶頸和效率低下的環節，進行調整和優化。具體來說，BPM在以下幾個方面對流程管理有著顯著的提升作用： 流程標準化與統一性：BPM幫助企業將繁瑣的流程進行標準化，確保每個部門按照預定的步驟進行操作。確保每一個操作環節符合公司既定的規範，避免因個別差異而導致的錯誤。 自動化工作流程：BPM可以將大量的手工操作轉變為自動化流程，減少人為錯誤的發生。例如，簽核流程、審批程序等都可以在BPM中自動進行，讓流程更加高效。 即時監控與回饋：BPM幫助公司實時監控流程運行狀況，並能在流程遇到瓶頸或簽核延誤時自動通知相關人員，幫助企業迅速解決問題，確保流程不中斷。 這些功能不僅能讓公司在日常運作中保持高效運行，還能確保在業務擴張時不會因流程混亂而陷入困境。 BPM為ERP導入打下基礎 當企業先通過BPM系統優化流程後，ERP的導入將會更加順利。BPM將流程標準化後，可以透過串接ERP系統的方式做資訊的連結，並達到後續的自動化。例如： 簽核流程與ERP整合：ERP系統通常包含基本的簽核功能，但BPM能夠提供更靈活且複雜的簽核流程，與ERP完美結合，確保每個不同的簽核決策都能有彈性且依照既定標準進行。 部門協作與數據共享：BPM在導入初期就建立了部門之間的協作和數據流通流程，ERP導入後同事的適應期可以減少，更加順利地實現部門間數據整合。 此外，BPM可以在公司隨時依照市場需求的變化隨時調整流程，保持靈活性，而ERP則負責管理資源和數據的運行統整，兩者相輔相成，讓公司在數位轉型過程中保持高效。 結論：先建立BPM，再導入ERP 總結來說，當企業的流程不夠完善時，應該先選擇導入BPM系統，幫助企業梳理和優化內部流程，確保權責劃分清楚、簽核流程順暢，並培養員工習慣在標準化的流程中工作。當這些基礎打好後，ERP系統的導入才能真正發揮效益，幫助企業實現全面的數據整合和資源管理。 所以，當你的公司流程還不夠成熟時，應該先選擇導入 BPM，幫助企業梳理內部流程、確定權責分工、建立簽核習慣。當這些基礎打好後，ERP 的導入就能順利實現數據的全面整合和自動化管理。這樣一來，企業的數位轉型才會真正落到實處，而不會因流程問題而陷入混亂。 想了解更多Lumi ERP、BPM，歡迎加入雲端秘書官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊 相關文章 公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段

當我和客戶討論到ERP或BPM時，經常聽到類似這樣的問題：「我們已經有入了ERP，為什麼還需要BPM呢？」，這個問題其實反映了很多公司在數位轉型過程中的困惑，ERP和BPM雖然看起來功能有所重疊，但兩者在企業中的角色與應用範圍各有強項，我們就來簡單了解一下兩個工具的應用範圍。 ERP：企業的核心管理工具 ERP可以想像成企業的大腦，將財務、銷售、採購、庫存管理等不同部位透過這顆大腦連結起來運作，讓企業的管理更為高效。比如說，有一次有客戶在聊天，他提到公司現在的訂單流程：「每次有訂單進來，我們要下採購，更新庫存，還要讓財務知道，這些都必須同步處理，但現在又用紙本作業，常常一個環節漏了，後面的流程就全卡住。」ERP 正是為了解決這種情境設計的。 ERP的強項在於數據的統整和資料的即時性，適合處理公司的大量資料，透過前期所有的設定，可以將所有資料轉換成各部門使用的工具。例如，當公司收到一個訂單後，ERP會協助開立發票、打出貨單、更新庫存，並最終反映在公司的財務報表中。 但ERP在處理流程上的靈活性有限，尤其是在面對複雜的跨部門流程時，ERP更傾向於「資料處理」而非「流程管理」。這時，BPM就能補足ERP的不足，成為公司管理流程自動化和優化的重要工具。 BPM：企業的神經系統 相比於ERP，BPM更像是神經系統，負責讓公司的運轉更加靈活，之前也有客戶跟我討論他們的簽核流程，他苦笑說：「每次簽核都要等上好幾天，還不一定能完成，總是有人忘了簽或者搞錯附件，最後又被退回去重跑。」這時我就建議他考慮導入BPM系統。 BPM的強項在於它能夠提供靈活的簽核設計、流程自動化及跨部門協調，這些功能是ERP無法單獨實現的，除非花大價格去做客製化。例如，可以依照公司設定各種不同的單據在簽核時，應該簽呈到誰，或是金額多少要簽核到董事長等，可以依照公司不同的需求去做調整，也可以限制幾天內要簽核完畢，並留下紀錄。這樣可以避免人工提醒或少簽核到，進一步提升企業流程的透明度和效率。 且BPM通常都具備串接的彈性，不僅可以與ERP結合使用，還能整合CRM、SCM等其他系統，達到全方位的流程管理，讓企業能夠更靈活地應對市場的快速變化和內部業務的調整。 ERP和BPM的主要差異 雖然兩者看似功能互補，但在實際應用上還是有一些明顯的差異： 功能不同：ERP專注於資源的統一管理與數據的即時更新，主要處理「資料整合」的問題。BPM則更關注於流程設計與優化，管理「怎麼做才能更有效率」的問題。 彈性不同：大部分的ERP系統的流程是固定的，企業在導入時會根據業務需求進行設計，但一旦實施，修改的彈性較小。而BPM系統則相對靈活，能夠根據業務需求快速進行流程調整，適應企業的成長與變化。 自動化與流程透明度：ERP雖能自動處理事務，但缺乏跨部門的流程協調，例如不同部門內部的簽核流程，或是無法自動通知相關人員處理下一步驟。而BPM則提供了更細緻的流程自動化與實時功能，讓流程的每個環節都能被透明化和追蹤，並能自動通知相關人員何時處理下一步，減少錯誤與延誤。 價格差異：在大部分的ERP中系統都會限制同時使用人數，一旦超過一位就需要額外收費，而BPM擇不同，且ERP系統本身的費用也相較BPM來說高昂。 結論：ERP與BPM互補合作 總結來說，ERP和BPM各有所長，ERP負責企業資源的整合，而BPM則在流程優化與自動化上有重要作用。如果你正在考慮數位轉型，或者在內部管理上遇到瓶頸，不妨想一想：「我們的數據整合夠好嗎？流程管理是否足夠靈活？」在數位化轉型的時代，兩工具的相輔相成，是公司管理的神隊友。 想了解更多Lumi ERP、BPM，歡迎加入雲端秘書官方LINE(ID ：@932coslc)帳號與顧問聊聊 相關文章 公司什麼時候該導入 ERP 系統？判斷四大關鍵階段 流程不完善？別急著導入ERP系統！