隨著數位化轉型，電子發票已逐漸取代傳統紙本發票(手開發票、收銀機發票)，成為企業與消費者普遍使用的交易憑證。政府推動電子發票的主要目標，是提升交易效率、減少資源浪費，並促進環保。這篇文章將帶你了解，電子發票與紙本發票有何不同？為何要使用電子發票呢？您是否有評估使用電子發票呢?
帶你深入比較電子發票與紙本發票 4 大差異，幫助你評估是否適合轉換電子發票！
電子發票vs.紙本發票的差異
保存方式
紙本發票：必須實體開立並保存，容易遺失或損壞，且存放需要空間。
電子發票：以數位方式存儲，不僅企業省去紙本歸檔麻煩，消費者也能透過載具（手機條碼、會員卡）快速查詢發票，不怕遺失或褪色。
對企業來說，電子發票管理更輕鬆，報稅時可直接下載發票資料，提高稅務作業效率！
開立與管理
- 紙本發票：需手動開立，人工管理及歸檔，處理發票報稅時較費時。
- 電子發票：系統自動開立並存檔，發票資料可直接於財政部下載申報資料，進行稅務申報，減少人為錯誤，提高效率。
減少郵寄與行政成本
電子發票可由系統自動寄送 Email 通知予客戶，無須列印、裝封、寄送紙本發票，不僅節省郵寄費用，也減少同仁往返郵局或人工處理的時間成本。
降低人為交接錯誤風險
紙本發票：在口頭交接或人工管理過程中，容易發生誤解、遺失或重複開立的情況。
電子發票：透過系統，所有發票紀錄皆可於系統中即時查詢，大幅降低遺漏或錯誤風險。
作廢與中獎風險控管更完善
紙本發票：在一旦作廢，紙本憑證若未妥善保存，可能導致後續中獎查核或兌獎爭議，甚至需由企業自行負擔中獎金額。
電子發票：系統可完整保留作廢紀錄與開立軌跡，避免因憑證遺失而產生不必要的風險。
環保與成本
紙本發票：需使用大量紙張與印刷，增加企業營運成本，也對環境造成負擔。
電子發票：無需紙張，符合環保趨勢，長期來看可降低企業開銷。
對消費者的便利性以及減少發票遺失問題
紙本發票：消費者需自行保存並對獎，若遺失則無法兌獎或退貨。
電子發票：可自動對獎，提升中獎機會，也可以透過手機或網站查詢發票紀錄，發票對獎也能自動通知，甚至中獎的金額還可以自動匯入個人帳號，避免遺失發票無法兌獎問題。
雲端秘書-電子發票的適用情境
電子發票的應用已經涵蓋日常生活中的各種消費場景，以下是幾個常見的例子：
服務型或顧問型公司
可直接由系統寄送電子發票給客戶，減少行政往返與人工處理。
B2B 為主的企業
需要開立公司戶發票、提供查詢與下載紀錄，方便對帳與報帳。
發票量中小型、但重視流程控管的公司
不需複雜客製開發，即可完成開立、寄送、作廢與查詢流程。
已有會計或 ERP 作業流程的企業
可搭配既有帳務流程使用，減少重複輸入與人工錯誤。
希望降低發票遺失、重複開立與交接風險的團隊
透過系統化管理，讓發票狀態清楚可追蹤。
如何評估是否適合使用雲端秘書-電子發票？
電子發票的導入，並非只是形式上的轉換，而是企業流程與管理方式的調整。
若您的公司符合以下情況，特別適合導入我們的電子發票系統：
- 每月需開立一定數量的發票，紙本作業已造成管理負擔
- 希望減少人工寄送、發票遺失或重複開立的風險
- 需要清楚掌握發票開立、作廢與寄送狀態
- 已有既定帳務或會計流程，期望發票作業更順暢
- 希望在符合法規的前提下，提升行政效率與內部控管品質統，提升顧客忠誠度。
還在考慮導入電子發票嗎？現在就馬上開始使用【雲端秘書-電子發票系統】，讓你的發票管理更省時、省力！
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